Access 2013 – Manual práctico para todos

Este libro es una guía completa y práctica de utilización de Microsoft ACCESS 2013. Es un libro de contenidos claros, directos y didácticos.Los temas, siempre prácticos y directos están llenos de ejercicios paso a paso que refuerzan los conceptos desarrollados en el capítulo, además, en un amplio capítulo independiente se ofrecen las soluciones a los ejercicios de refuerzo planteados al final de cada capítulo.

La obra avanza, paso a paso, con el objetivo siempre de llegar a un dominio completo de esta aplicación, exprimiendo al máximo las numerosas características del programa para que el usuario sea capaz de sacar el mayor rendimiento posible. Se abarcan temas desde el diseño de bases hasta la creación de consultas, formularios o informes complejos, pasando por apartados importantes como la integridad referencial, las consultas SQL, la seguridad o la importación y exportación de archivos.

Ventaja Competitiva

• Con este completo manual resulta sencillo aprender con soltura ya que su didáctica muy fácil de seguir
• Los temas están redactados con un lenguaje sencillo con el propósito de que todo su contenido esté al alcance de cualquier usuario, tanto si dispone de experiencia o no
• Tiene dos capítulos que refuerzan su aprendizaje, un capítulo de supuestos globales completos y, otro, con soluciones a los ejercicios de refuerzo planteados en el temario.

Conozca

• Como ordenar, buscar y filtrar información en tablas
• Como realizar consultas e imprimir informes de datos

Aprenda

• Como realizar trabajar con tablas
• Como realizar formularios avanzados
• Como realizar mantenimiento de las bases de datos

¿A quién va dirigido este libro? …………………………………………………………….9
Convenciones generales……………………………………………………………………..9
Capítulo 1
Mejoras e instalación ………………………………………. .11
Requerimientos de hardware y software……………………………………………… 11
La pantalla de inicio …………………………………………………………………………. 11
Diseño de la interfaz de usuario………………………………………………………….12
Preparado para dispositivos táctiles ……………………………………………………12
Cambios generales …………………………………………………………………………..13
Nuevo modelo de aplicación ………………………………………………………………14
Vistas ……………………………………………………………………………………………..14
Particularidades de la versión …………………………………………………………….15
Instalación del programa ……………………………………………………………………19
Versión de 32 bits o de 64 bits de Offi ce 2013 ………………………………………………………………19
Coexistencia de offi ce 2013 con versiones anteriores de Offi ce ………………………………………19
Instalación de Offi ce 2013 Professional………………………………………………………………………..19
Activar Offi ce 2013 ……………………………………………………………………………20
Tipos de activación de Microsoft Offi ce ………………………………………………………………………..21
NIVEL BÁSICO …………………………..25
Capítulo 2
La pantalla ……………………………………………………….. 27
Objetivos …………………………………………………………………………………………27
Entender el concepto de base de datos ………………………………………………27
Crear una base de datos ……………………………………………………………………………………………28
Abrir y cerrar una base de datos existente …………………………………………..30
El panel de navegación………………………………………………………………………………………………31
Identifi car las opciones de menú…………………………………………………………33
Identifi car las barras de herramientas ………………………………………………….35
Entender el concepto de tabla de datos ………………………………………………38
Crear una tabla de datos……………………………………………………………………39
Defi nir los tipos de datos y propiedades de los campos …………………………43
Desplazar el cursor por la tabla de datos …………………………………………….45

Capítulo 3
Ordenación, búsqueda y fi ltro de información en
tablas ………………………………………………………………… 47
Objetivos …………………………………………………………………………………………47
Filtro por selección ……………………………………………………………………………47
Filtro por formulario …………………………………………………………………………..50
Filtro avanzado…………………………………………………………………………………52
Emplear la herramienta de búsqueda ………………………………………………….53
Ocultar campos ………………………………………………………………………………..56
Fijar columnas de datos …………………………………………………………………….57
Capítulo 4
Consultas de datos …………………………………………… 59
Objetivos …………………………………………………………………………………………59
Entender el concepto de consulta de datos ………………………………………….59
Relaciones ………………………………………………………………………………………60
Crear una consulta ……………………………………………………………………………63
Crear consultas con criterios AND y OR ………………………………………………68
Agrupación de datos. Consultas con campos calculados ……………………….70
Modifi car el formato de los campos de la consulta ………………………………..72
Capítulo 5
Informes de datos …………………………………………….. 75
Objetivos …………………………………………………………………………………………75
Entender el concepto de informe de datos …………………………………………..75
Emplear el asistente de informes ………………………………………………………..76
Crear informes personalizados …………………………………………………………..80
Crear etiquetas a partir de informes…………………………………………………….86
Entender el concepto de formulario de datos ……………………………………….89
Emplear el asistente de formularios …………………………………………………….90
Crear formularios personalizados ……………………………………………………….93
Editar datos de un formulario ……………………………………………………………..98
Emplear el asistente de controles para añadir objetos al formulario ………..99
Capítulo 6
Copia de seguridad de la base de datos …………. 105
Objetivos ……………………………………………………………………………………….105
Copia de seguridad …………………………………………………………………………105
Compactar y reparar ……………………………………………………………………….106

NIVEL MEDIO-AVANZADO …..109
Capítulo 7
Información general sobre Access 2013 …………. 111
Información general ………………………………………………………………………. .111
Entorno de trabajo…………………………………………………………………………. .111
Estructura de las bases de datos …………………………………………………….. .113
Tablas, consultas, formularios y otros objetos …………………………………… .113
Tablas para almacenar información ……………………………………………………………………………114
Formularios para introducir datos ………………………………………………………………………………114
Consultas para obtener y mostrar datos ……………………………………………………………………..115
Informes para presentar datos ………………………………………………………… .116
Introducción de datos……………………………………………………………………………………………….116
El panel de navegación ………………………………………………………………….. .117
Práctica, paso a paso…………………………………………………………………….. .119
Capítulo 8
Trabajo con tablas ………………………………………….. 121
Creación de tablas ………………………………………………………………………….121
Creación de tablas desde cero ………………………………………………………………………………….121
Abrir y visualizar las tablas……………………………………………………………….122
Creación de campos ……………………………………………………………………….123
Indexación de campos ……………………………………………………………………………………………..124
Validación automática de datos ………………………………………………………..125
Emplear la búsqueda de datos dentro de una tabla …………………………….126
Modifi car el diseño de una tabla ……………………………………………………….127
Modifi car las propiedades de una tabla ……………………………………………..128
Aplicar formatos avanzados ……………………………………………………………..128
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………131
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….132
Ejercicio 8.1 ……………………………………………………………………………………………………………132
Capítulo 9
Relaciones de datos ………………………………………… 133
Entender el concepto de relación ……………………………………………………..133
Integridad de una base de datos ………………………………………………………134
Indizar campos de datos ………………………………………………………………….135
Seleccionar las claves de la tabla ……………………………………………………..135
Entender el concepto de índice ………………………………………………………..136
Utilización de índices ……………………………………………………………………………………………….136
Crear relaciones entre tablas ……………………………………………………………136
Utilizar las características avanzadas ………………………………………………..139
Documentar las relaciones llevadas a cabo mediante la utilidad adecuada .140

Práctica, paso a paso………………………………………………………………………140
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….142
Ejercicio 9.1 ……………………………………………………………………………………………………………142
Ejercicio 9.2 ……………………………………………………………………………………………………………144
Capítulo 10
Consultas de datos …………………………………………. 147
Entender el concepto de consulta de datos ………………………………………..147
Crear consultas ………………………………………………………………………………147
Crear consultas a partir de otras consultas…………………………………………151
Crear consultas agrupando información …………………………………………….154
Crear consultas de resumen de información ………………………………………155
Introducción a las consultas con SQL ………………………………………………..156
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………158
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….161
Ejercicio 10.1 ………………………………………………………………………………………………………….161
Capítulo 11
Formularios avanzados ………………………………….. 163
Presentar la información ………………………………………………………………….163
Formulario con más de una tabla………………………………………………………164
Insertar imágenes …………………………………………………………………………..167
Utilizar los controles que ofrece el programa ………………………………………167
Crear un formulario menú ………………………………………………………………..169
Modifi car controles del formulario ……………………………………………………..172
Almacén de más de un valor en un campo …………………………………………172
Diseños profesionales ……………………………………………………………………..173
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………175
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….177
Ejercicio 11.1 …………………………………………………………………………………………………………..177
Capítulo 12
Impresión de informes y correo electrónico ….. 179
Modifi car opciones avanzadas de informes ………………………………………..179
Utilizar la vista previa ………………………………………………………………………186
Imprimir un informe …………………………………………………………………………188
Imprimir un formulario ……………………………………………………………………..189
Imprimir los registros ……………………………………………………………………….190
Barras de datos para informes ………………………………………………………….190
Enviar datos mediante el correo electrónico ……………………………………….191
Guardar, compartir, imprimir y publicar ………………………………………………192
Publicación en línea ………………………………………………………………………..196
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………196
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….200
Ejercicio 12.1 ………………………………………………………………………………………………………….200

Capítulo 13
Opciones avanzadas ………………………………………. 201
Simplifi car acciones repetitivas …………………………………………………………201
Diseñador de macros ………………………………………………………………………202
Proteger los datos con las palabras clave y cifrando los contenidos ………212
Seguridad en una base de datos ………………………………………………………214
Generador de expresiones……………………………………………………………….216
Convertir parte de una base en plantillas reutilizables …………………………224
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………225
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….228
Ejercicio 13.1 ………………………………………………………………………………………………………….228
Ejercicio 13.2 ………………………………………………………………………………………………………….228
Capítulo 14
Mantenimiento de las bases de datos ……………. 229
Compactar bases de datos para reducir espacio y optimizar accesos ……229
Entender el concepto de importar y exportar tablas …………………………….230
Importar datos de aplicaciones de información numérica ……………………..231
Importar datos de fi cheros de texto……………………………………………………233
Opciones avanzadas ……………………………………………………………………………………………….235
Exportar información ……………………………………………………………………….237
Exportar a diferentes formatos de datos …………………………………………….237
Formatos de archivo ……………………………………………………………………….238
Utilizar la combinación de correspondencia ……………………………………….239
Vincular diferentes tablas …………………………………………………………………239
Práctica, paso a paso………………………………………………………………………240
Ejercicios ……………………………………………………………………………………….243
Ejercicio 14.1 ………………………………………………………………………………………………………….243
Capítulo 15
Proyectos completos de bases de datos ………….. 245
Proyecto completo para libros con Access …………………………………………245
Resolución del proyecto……………………………………………………………………………………………245
Proyecto completo para música con Access……………………………………….259
Resolución del proyecto……………………………………………………………………………………………260
Capítulo 16
Soluciones a los ejercicios ……………………………… 279
Ejercicio 8.1……………………………………………………………………………………279
Ejercicio 9.1……………………………………………………………………………………279
Ejercicio 9.2……………………………………………………………………………………282
Ejercicio 10.1………………………………………………………………………………….284
Ejercicio 11.1 ………………………………………………………………………………….289