Ferias comerciales cómo organizarlas y participar en ellas con éxito

Descripción

Esta obra tiene el propósito de respaldar la aplicación práctica de diversos conceptos y estrategias cuyo fin es el logro del éxito en la organización y participación de las empresas en Ferias Comerciales, para que resulten benéficas tanto para los organizadores, expositores como para los visitantes y las empresas participantes y que contribuyan en el desarrollo económico y comercial de la región, sector o país donde éstas se lleven a cabo.

Destaca por:

Analizar los aspectos esenciales que debe abordar todo aquel que pretenda organizar una Feria Comercial nacional e internacional.

Aprenda:

Los tópicos que implican la selección de las Ferias Comerciales en el esfuerzo exportador. El proceso de preparación, ejecución, evaluación y seguimiento relativo a la participación de las empresas en las Ferias.

Conozca:

Los elementos indispensables que se deben considerar al momento de organizar una Feria Comercial. Los programas de apoyo al Comercio Exterior aplicables a esta materia, pasando por consideraciones  estratégicas con respecto a los aspectos críticos que concluirán con el éxito del evento.

Desarrolle sus habilidades para:

Reflexionar sobre las consideraciones y recomendaciones prácticas relativas a los diversos aspectos que  deben ser tomados en cuenta al utilizar esta herramienta promocional, como parte del esfuerzo para exportar e  incrementar la competitividad internacional.

Contenido

Prólogo

Introducción

Capítulo 1

Conceptos básicos…………………………… 5

Esquema ……………………………………………. 5

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas …………………………… 5

Contenido …………………………………………… 6

Esquema temático del capítulo…………….. 7

Introducción ………………………………………… 7

1.1 ¿Qué son las ferias comerciales? ……. 8

1.2 Objetivos para participar en

ferias comerciales ……………………………….. 10

1.2.1 Objetivos para el país…………….. 11

1.2.2 Objetivos para el expositor …….. 12

1.2.3 Objetivos para el comprador…… 14

1.2.4 Objetivos para el observador

(inteligencia comercial)…………………… 14

1.2.5 Objetivos para el negociante ….. 16

1.3 Clasificación de

las ferias comerciales ………………………….. 16

1.4 Las ferias comerciales como

herramienta estratégica en el desarrollo

empresarial, económico y exportador……. 18

1.5 Ayuda para los expositores …………….. 22

1.5.1 Organizaciones

gubernamentales nacionales ………….. 25

1.5.2 Organizaciones

gubernamentales en diversos países. 25

1.5.3 Organizaciones

multinacionales …………………………….. 25

1.5.4 Organizaciones privadas ……….. 26

1.6 Criterios para seleccionar

una feria comercial ……………………………… 27

1.7 Gastos en los que incurre cuando

se participa en una feria comercial ………. 28

1.8 Principales aspectos que se deben

considerar para la participación en

ferias comerciales……………………………….. 28

1.9 Fuentes de información sobre

ferias comerciales……………………………….. 31

1.10 Las ferias virtuales ………………………. 33

1.11 La conducta típica del visitante a una

feria comercial ……………………………………. 34

Apoyos didácticos ……………………………….. 36

Resumen capitular ………………………… 36

Autoevaluación ……………………………… 39

Ejercicios y prácticas ……………………… 42

Capítulo 2

Fases para preparar la participación

en ferias comerciales ……………………… 43

Esquema ……………………………………………. 43

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas …………………………… 43

Contenido …………………………………………… 44

Esquema temático del capítulo ……………. 44

Introducción………………………………………… 44

2.1 Programa de actividades para

la participación en ferias comerciales ….. 45

2.2 Primera fase: Proceso de decisión

para participar en una feria comercial…… 45

2.2.1 Criterios básicos para

participar en una feria comercial …….. 47

2.2.2 Selección de la o

las ferias a asistir…………………………… 47

2.2.3 Criterios de selección para

las ferias comerciales a asistir………… 51

2.2.4 Selección de productos

para ser llevados a la feria ……………… 51

2.3 Segunda fase: Planeación………………. 52

2.3.1 Investigación inicial……………….. 53

2.3.2 Definición de tareas y

programación del tiempo………………… 53

2.3.3 El presupuesto ……………………… 54

2.4 Tercera fase: Preparación para la

participación ……………………………………….. 55

2.4.1 Reservación y registro……………. 55

2.4.2 Inserción en catálogos

y sistemas de información………………. 57

2.4.3 Condiciones contractuales

para participar en una feria

como expositor………………………………. 57

2.4.4 Contenido técnico

de contratos ………………………………….. 57

2.4.5 Servicios al expositor

por parte del organizador ……………….. 58

2.4.5.1 Otros servicios ofrecidos.. 59

2.4.6 Integración del equipo

de trabajo ……………………………………… 59

2.4.7 Gestión para obtener

apoyo institucional…………………………. 60

2.4.8 Desarrollo de acciones ………….. 60

2.4.8.1 Para la fase de

preparación …………………………….. 60

2.4.8.2 Seguimiento del avance .. 62

2.4.8.3 Transporte,

almacenaje y ensamble……………. 62

2.4.8.4 Prueba final…………………. 64

2.5 Cuarta fase: Operación en la feria …… 64

2.5.1 Actividades de

atención del stand …………………………. 65

2.5.2 Atención a los visitantes ………… 65

2.5.3 Realización de

presentaciones y demostraciones …… 66

2.5.3.1 Presentaciones ……………. 66

2.5.3.2 Demostraciones…………… 67

2.5.4 Actividades de investigación ….. 69

2.5.5 Actividades al concluir

la feria comercial …………………………… 69

2.6 Quinta fase: Análisis y evaluación…… 70

2.6.1 Áreas de análisis

de la información…………………………… 72

2.6.2 Evaluación de los resultados….. 73

2.7 Sexta fase: Seguimiento a contacto

de negocios…………………………………………. 74

2.7.1 Realización de contactos

posteriores a la fecha…………………….. 75

Apoyos didácticos ……………………………….. 76

Resumen capitular ………………………… 76

Autoevaluación ……………………………… 77

Ejercicios y prácticas ……………………… 79

Anexo 1: Relación de formatos ……………… 81

Capítulo 3

Consideraciones especiales con

respecto a elementos sustanciales .111

Esquema …………………………………………….111

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas ……………………………111

Contenido ……………………………………………112

Esquema temático del capítulo …………….112

Introducción…………………………………………113

3.1 Consideraciones especiales con

respecto a los elementos sustanciales…..113

3.1.1 El stand de exhibición…………….114

3.1.2 Planeación del stand ……………..114

3.1.3 Conceptos técnicos

con respecto al stand……………………..115

3.1.4 Localización del stand ……………118

3.1.5 El diseño del stand ………………..118

3.1.5.1 Algunas consideraciones

con respecto al diseño del stand.119

3.1.6 Documentos para

diseñar el stand……………………………..120

3.1.7 Dimensiones del stand…………..120

3.1.8 Ensamble y

desensamble del stand…………………..121

3.2 Consideraciones con respecto al diseño

y construcción de los exhibidores ………….122

3.2.1 Características que deben

reunir los exhibidores ……………………..123

3.3 Consideraciones con respecto al

mobiliario ……………………………………………124

3.4 Consideraciones con respecto a

la iluminación ………………………………………124

3.5 Consideraciones con respecto al

diseño gráfico ………………………………………125

3.6 Consideraciones con respecto al

desarrollo de presentaciones y

demostraciones ……………………………………125

3.7 Consideraciones con respecto a

la publicidad ………………………………………..126

3.8 Consideraciones con respecto al

material impreso ………………………………….126

3.9 Consideraciones con respecto al

material audiovisual……………………………..127

3.10 Consideraciones con respecto a

la organización del personal …………………128

3.11 Tareas, responsabilidades y

recomendaciones respecto al personal del

stand: ¿Qué debe y qué no debe hacer el

personal? …………………………………………….129

3.12 Consideraciones con respecto a

la presentación y desenvolvimiento

del personal del stand…………………………..130

3.13 Consideraciones con respecto a

la inteligencia comercial en ferias …………132

Apoyos didácticos…………………………………134

Resumen capitular………………………….134

Autoevaluación……………………………….136

Ejercicios y prácticas……………………….138

Capítulo 4

Conceptos generales sobre la

organización de ferias comerciales..139

Esquema …………………………………………….139

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas ……………………………139

Contenido ……………………………………………140

Esquema temático del capítulo……………..140

Introducción …………………………………………140

4.1 Ocho tareas para organizar……………..141

4.2 ¿Quién organiza y para qué organiza

ferias y/o exhibiciones comerciales?……..142

4.2.1 Instituciones gubernamentales .142

4.2.2 Organizaciones privadas…………143

4.3 Programa de apoyo al comercio

exterior “Recintos feriales”……………………144

Apoyos didácticos…………………………………146

Resumen capitular………………………….146

Autoevaluación ………………………………147

Ejercicios y prácticas ………………………148

Capítulo 5

Cinco etapas en la organización

de ferias comerciales ………………………149

Esquema …………………………………………….149

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas ……………………………149

Contenido ……………………………………………149

Esquema temático del capítulo …………….150

Introducción…………………………………………150

5.1 Proceso para organizar una

feria comercial …………………………………….151

5.2 Primera etapa: Proceso de decisión

para organizar una feria comercial………..151

5.3 Segunda etapa: Diseñando la

estructura organizacional ……………………..152

5.3.1 Pasos para organizar……………..153

5.3.1.1 El Comité Organizador…..153

5.3.1.2 La Coordinación General.153

5.3.1.3 Las Comisiones…………….154

5.4 Tercera etapa: La planeación ………….162

5.4.1 Aspectos básicos de una feria ..162

5.4.2 La planeación del Proyecto …….170

5.4.3 Elección de los productos o

servicios a promover ………………………176

5.4.4 Publicidad y promoción

previa a la feria………………………………177

5.4.5 Contratación y adecuación

(decoración) del lugar (recinto ferial)..178

5.5 Cuarta etapa: Operación de la feria …179

5.5.1 Inauguración …………………………179

5.5.2 Actividades de atracción ………..180

5.5.3 Supervisión de actividades……..180

5.5.4 Clausura ……………………………….182

5.6 Quinta etapa: Post-feria ……………182

5.6.1 Desmontaje………………………….183

5.6.2 Elaboración de los estados

financieros (Balance General y

Estado de Resultados) ……………………183

5.6.3 Informe de la feria …………………183

5.6.4 Evaluación de los

resultados de la feria………………………186

5.6.5 Seguimiento posterior a la feria 187

Apoyos didácticos ………………………………..188

Resumen capitular …………………………188

Autoevaluación ………………………………194

Ejercicios y prácticas ………………………199

Anexo 2: Relación de formatos …………….200

Capítulo 6

Diversas consideraciones con

respecto a la organización de Ferias

comerciales ………………………………………225

Esquema …………………………………………….225

Reflexione y responda a las

siguientes preguntas ……………………………225

Contenido ……………………………………………226

Esquema temático del capítulo……………..226

Introducción …………………………………………227

6.1 Consideraciones especiales respecto

a la ubicación de la feria……………………….227

6.2 Consideraciones especiales respecto

a la arquitectura, construcción o

adaptación del recinto ferial………………….229

6.3 Consideraciones especiales respecto

a los servicios y facilidades que la feria

ofrezca a expositores y visitantes………….. 230

6.4 Consideraciones especiales con

respecto a los gastos en que deban

incurrir los organizadores de

ferias comerciales ………………………………..232

6.5 Consideraciones especiales con respecto

a la seguridad del y en el recinto ferial ….233

6.6 Consideraciones especiales en cuanto

a elementos de atracción a la feria ……….236

Apoyos didácticos…………………………………237

Resumen capitular………………………….237

Autoevaluación……………………………….238

Ejercicios y prácticas……………………….239

Bibliografía ……………………………………….241

Índice analítico …………………………………243