La empresa sin papeles – guía para trabajar con documentos electrónicos con acrobat xi pro

Descripción

Con este completo manual resulta sencillo aprender con soltura ya que su didáctica muy fácil de seguir, transforme su sistema de gestión electrónica de documentos para que su compañero, sin moverte del asiento, le muestre los documentos en pantalla por red al instante, o bajarlo de la nube, compartir un documento y modificarlo entre varias personas que ni siquiera están ubicadas en la misma oficina, enviarlo finalizado por Internet al cliente, rápido, fácil y sin papel.
Aprenda como: modificar párrafos, imágenes u objetos, guardar documentos PDF como archivo de PowerPoint, Word o Excel. Trabajar con formularios en línea, colaborar en revisiones de PDF será algo cotidiano para cualquier profesional.

Ventajas Competitivas

Es una guía de consulta para las funciones de Acrobat XI Pro
Los temas están redactados con un lenguaje sencillo con el propósito de que todo su contenido esté al alcance de cualquier usuario, tanto si dispone de experiencia o no
El libro contiene multitud de imágenes para facilitar aún más la lectura y compresión de todos los temas, de forma que el lector pueda ir aplicando en su sistema todos los contenidos explicados de forma muy visual.

Conozca

Cómo realizar planos compactos y accesibles, con vistas en 3D de su trabajo.
Cómo publicar contenido y guardan información.
Cómo presentar y corrigen trabajos con Acrobat.

Aprenda

Cómo eliminar el papel en su trabajo usando documentos electrónicos en formato pdf.
Cómo realizar procesos por lotes para realizar tareas repetitivas.

Prólogo por Ana Mesas …………………………………………………………………………………… 5
¿A quién va dirigido el libro? ………………………………………………………………………….. 9
Convenciones generales ………………………………………………………………………………….. 9
Índice general ………………………………………………………………………………………………. 11
Capítulo 1
Introducción ………………………………………………………………………….. 19
Evolución …………………………………………………………………………………………………… .19
Presentación ………………………………………………………………………………………………… .20
Los ebooks, una oportunidad perdida …………………………………………………………… .20
Qué profesionales pueden usar Acrobat XI …………………………………………………… .21
Papel vs; Digital …………………………………………………………………………………………… .22
Ventajas del formato pdf ……………………………………………………………………………… .26
Sostenibilidad ……………………………………………………………………………………………… .27
Los documentos a lo largo del tiempo …………………………………………………………… .27
El formato PDF/A ……………………………………………………………………………………….. .27
Cómo se genera un PDF/A …………………………………………………………………………… .29
La vida de nuestros discos duros ………………………………………………………………….. .29
Almacenamiento en la nube …………………………………………………………………………. .30
Capítulo 2
Primeros pasos con pdf …………………………………………………………… 35
Trabajar con pdf …………………………………………………………………………………………. .35
Adobe Acrobat XI Pro …………………………………………………………………………………. .36
Qué podemos hacer con la versión gratuita…………………………………………………… .37
Adobe Acrobat Pro XI …………………………………………………………………………………. .38
pdf en Internet …………………………………………………………………………………………….. .39
Compartir pdf en Internet …………………………………………………………………………… .41
Dropbox …………………………………………………………………………………………………………………. .41
FTP …………………………………………………………………………………………………………………………. .42
URL ……………………………………………………………………………………………………………. .44
Acrobat.com………………………………………………………………………………………………… .44
Los pdf y el navegador …………………………………………………………………………………. .45
Organizar pdf ……………………………………………………………………………………………… .47
Adobe Bridge ………………………………………………………………………………………………. .48
Paperless …………………………………………………………………………………………………………………. .49
iDocument ………………………………………………………………………………………………………………. .50
Gestión documental …………………………………………………………………………………….. .51
Alfresco ………………………………………………………………………………………………………………….. .53
Nuxeo …………………………………………………………………………………………………………………….. .53
Sharepoint ………………………………………………………………………………………………………………. .53
Gestión de documentos vía Web …………………………………………………………………… .54
Robots.txt ……………………………………………………………………………………………………. .55
Sobre los metadatos …………………………………………………………………………………….. .55
Capítulo 3
La interfaz de Acrobat ……………………………………………………………. 59
Introducción ……………………………………………………………………………………………….. .59
Navegar por el documento …………………………………………………………………………… .60

Paneles ………………………………………………………………………………………………………… .65
Ajustar a la vista ………………………………………………………………………………………… .67
Pantalla completa ………………………………………………………………………………………… .68
Tamaño del documento ………………………………………………………………………………… .69
Capítulo 4
Digitalización …………………………………………………………………………. 75
Introducción ……………………………………………………………………………………………….. .75
Hardware …………………………………………………………………………………………………….. .76
Escáneres…………………………………………………………………………………………………….. .76
Resolución …………………………………………………………………………………………………… .78
Software de escaneado………………………………………………………………………………….. .78
Pequeño volumen ………………………………………………………………………………………… .78
Cámaras digitales ………………………………………………………………………………………… .79
Fotografía profesional………………………………………………………………………………….. .80
El mundo es móvil ……………………………………………………………………………………….. .81
Evernote ……………………………………………………………………………………………………… .82
Soporte para teléfono móvil ………………………………………………………………………… .82
Pensar en digital ………………………………………………………………………………………….. .82
Internet ……………………………………………………………………………………………………….. .82
Leer sin papel ……………………………………………………………………………………………… .83
Escribir sin papel ………………………………………………………………………………………… .86
Capítulo 5
Cómo crear archivos pdf ………………………………………………………… 91
Formatos de archivos pdf …………………………………………………………………………….. .91
PDF/A ……………………………………………………………………………………………………………………. .92
PDF/X …………………………………………………………………………………………………………………….. .93
PDF/E …………………………………………………………………………………………………………………….. .94
PDF/UA …………………………………………………………………………………………………………………… .94
Versiones …………………………………………………………………………………………………….. .95
Cómo crear el formato pdf en nuestro ordenador …………………………………………. .95
Acrobat Distiller ………………………………………………………………………………………….. .96
Crear un pdf desde una página web ……………………………………………………………… .97
Técnicas de creación de un pdf …………………………………………………………………….. .98
Solución de problemas …………………………………………………………………………………. .99
Capítulo 6
Edición de archivos pdf ………………………………………………………… 103
Introducción ……………………………………………………………………………………………… .103
Organizar las páginas ………………………………………………………………………………… .103
Eliminar páginas ……………………………………………………………………………………….. .103
Desde el menú. ……………………………………………………………………………………………………… .105
Utilizando los iconos ………………………………………………………………………………………………. .105
Usando el menú del panel Páginas ………………………………………………………………………….. .106
Con el botón derecho del ratón ………………………………………………………………………………. .107
Desde el panel Herramientas …………………………………………………………………………………… .107
Reordenar …………………………………………………………………………………………………. .108
Desde el panel Páginas …………………………………………………………………………………………… .108
Reemplazar ……………………………………………………………………………………………….. .110
Añadir páginas …………………………………………………………………………………………….111
Arrastrando archivos ……………………………………………………………………………………………….111
Desde el menú ………………………………………………………………………………………………………….112

Desde Herramientas ………………………………………………………………………………………………….113
Extraer páginas …………………………………………………………………………………………. .113
Recortar ……………………………………………………………………………………………………. .113
Nuevas opciones de edición ………………………………………………………………………… .116
Editar textos …………………………………………………………………………………………………………….117
Editar imágenes ……………………………………………………………………………………………………….118
Propiedades del documento………………………………………………………………………… .121
OCR ………………………………………………………………………………………………………….. .123
Corregir OCR ……………………………………………………………………………………………………….. .124
Trabajar con artículos ……………………………………………………………………………………………. .127
Capítulo 7
Interactividad ………………………………………………………………………. 131
Introducción ……………………………………………………………………………………………… .131
Hiperenlaces ……………………………………………………………………………………………… .131
Crear enlaces en el texto ………………………………………………………………………………………… .132
Cómo enlazamos a un correo electrónico ………………………………………………………………… .134
Ir a una vista o página concreta ……………………………………………………………………………… .135
Abrir un archivo ……………………………………………………………………………………………………. .136
Cómo editar un link ……………………………………………………………………………………………….. .136
Botones ……………………………………………………………………………………………………… .138
Capas ………………………………………………………………………………………………………… .143
Navegación interna por el documento …………………………………………………………. .147
Marcadores interactivos…………………………………………………………………………………………. .149
Capítulo 8
Formularios …………………………………………………………………………. 153
Acrobat y recopilación de información ……………………………………………………….. .153
Ventajas de los formularios en pdf ……………………………………………………………… .154
Inconvenientes de los formularios en pdf ……………………………………………………. .155
Diseñar formularios …………………………………………………………………………………… .156
Cómo crear formularios …………………………………………………………………………….. .157
Crear un formulario desde un archivo escaneado ……………………………………….. .157
Cómo añadir un nuevo campo ………………………………………………………………………………… .161
Tipos de campos …………………………………………………………………………………………………….. .162
Propiedades de los campos …………………………………………………………………………………….. .163
Validar un campo …………………………………………………………………………………………………… .166
Crear listas y menús ………………………………………………………………………………………………. .167
Crear un test………………………………………………………………………………………………………….. .168
Crear un formulario con Adobe InDesign …………………………………………………… .169
Crear un formulario en Microsoft Offi ce …………………………………………………….. .170
Crear un formulario con FormsCentral ……………………………………………………… .171
Utilizando plantillas de FormsCentral ……………………………………………………………………. .172
Crear un formulario desde cero ………………………………………………………………….. .173
Distribución de formularios ……………………………………………………………………….. .178
Distribución personalizada …………………………………………………………………………………….. .179
Capítulo 9
Carteras pdf y presentaciones ……………………………………………….. 187
Material multimedia con Acrobat ………………………………………………………………. .187
Formatos de pdf ………………………………………………………………………………………… .188
Presentaciones …………………………………………………………………………………………… .189
Navegación ……………………………………………………………………………………………………………. .190
Transiciones de página …………………………………………………………………………………………… .191

Multimedia ………………………………………………………………………………………………… .191
Vídeo …………………………………………………………………………………………………………………….. .191
Cargar vídeo desde una URL …………………………………………………………………………………. .191
Incrustar vídeo en un pdf ……………………………………………………………………………………….. .192
Animaciones Flash …………………………………………………………………………………………………. .194
Insertar archivos 3D ………………………………………………………………………………………………. .196
Portafolios o carteras pdf …………………………………………………………………………… .200
Crear una cartera ………………………………………………………………………………………………….. .200
Opciones de edición ……………………………………………………………………………………………….. .200
Cómo personalizar un tema ……………………………………………………………………………………. .203
Cambiar colores …………………………………………………………………………………………………….. .204
Cambiar tipo de letra …………………………………………………………………………………………….. .204
Cómo crear un tema ………………………………………………………………………………………………. .205
Capítulo 10
Seguridad …………………………………………………………………………….. 209
Protección de la información ……………………………………………………………………… .209
Cómo proteger un directorio en Internet …………………………………………………….. .211
Buscar un pdf en Internet ………………………………………………………………………….. .212
Censurar contenidos en un pdf ………………………………………………………………………………. .212
Seguridad en pdf (básica) …………………………………………………………………………… .215
Seguridad en pdf (profesional) …………………………………………………………………… .216
Crear una Normativa de seguridad ………………………………………………………………………… .220
Eliminar la seguridad de un documento …………………………………………………………………. .221
Sobres de seguridad ……………………………………………………………………………………………….. .222
Firma digital ……………………………………………………………………………………………… .223
Echosign ……………………………………………………………………………………………………………….. .224
Capítulo 11
Accesibilidad ………………………………………………………………………… 231
Accesibilidad ……………………………………………………………………………………………… .231
Leer un documento en pantalla ………………………………………………………………………………. .234
Cómo hacer que nuestro pdf sea accesible …………………………………………………… .235
Asistente de accesibilidad ………………………………………………………………………………………. .235
Hacer accesible un documento mediante una acción ……………………………………………….. .240
Herramientas de accesibilidad ……………………………………………………………………. .244
Capítulo 12
Trabajo en equipo ………………………………………………………………… 249
Introducción ……………………………………………………………………………………………… .249
Trabajar en equipo …………………………………………………………………………………….. .250
Crear documentos en equipo ……………………………………………………………………… .250
Corregir documentos en equipo ………………………………………………………………….. .251
Modelo tradicional …………………………………………………………………………………….. .251
Preferencias para comentarios …………………………………………………………………… .252
Herramientas de anotación ………………………………………………………………………… .253
Nota adhesiva ………………………………………………………………………………………………………… .253
Resaltar texto ………………………………………………………………………………………………………… .255
Comentario de texto ………………………………………………………………………………………………. .256
Adjuntar archivo …………………………………………………………………………………………………… .256
Grabar audio …………………………………………………………………………………………………………. .257
Agregar sello ………………………………………………………………………………………………………….. 257
Insertar texto …………………………………………………………………………………………………………. .258
Nota para reemplazar texto ……………………………………………………………………………………. .259
Tachado…………………………………………………………………………………………………………………. .259

Subrayado …………………………………………………………………………………………………………….. .260
Nota de texto …………………………………………………………………………………………………………. .260
Marca de corrección ………………………………………………………………………………………………. .260
Herramientas de marcas de dibujo …………………………………………………………….. .261
Cuadro de texto ……………………………………………………………………………………………………… .261
Llamada de texto …………………………………………………………………………………………………… .261
Línea recta …………………………………………………………………………………………………………….. .262
Flecha ……………………………………………………………………………………………………………………. .262
Herramientas básicas …………………………………………………………………………………………….. .263
Modelo actualizado ……………………………………………………………………………………. .263
Corregir usando los servicios en la nube …………………………………………………………………. .263
Corregir usando el correo electrónico …………………………………………………………………….. .265
Comprobar documentos …………………………………………………………………………….. .267
Comparar documentos …………………………………………………………………………………………… .267
Rastrear las revisiones …………………………………………………………………………………………… .268
Revisar documentos ……………………………………………………………………………………………….. .269
Documentación en la empresa ……………………………………………………………………. .270
Conclusiones ……………………………………………………………………………………………… .270